業務効率化のために企業は何ができるのか。日々課題として追い求めている方も多いかと思いますが、まずは経営資源の「一元管理」から取り組んでみてはいかがでしょうか。 この記事では、一元管理システム導入のメリットや、おすすめのツールをご紹介します。
一元管理とはどういう意味？
「一元管理」とは、複数のものを一か所に集めて管理するという意味です。ビジネスにおいては、「ヒト」「モノ」「金」「情報」などのさまざまな経営資源を、効率よく管理・活用できる状態であることを表します。
- 一元管理と一括管理、集中管理、同期などとの違い
他にも、近い考え方で「同期」というのもあります。こちらはPCやスマホなど異なる端末同士でファイルやフォルダをリアルタイムで共有している状態を表す概念です。
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一元管理の重要性
企業が持つ「ヒト」「モノ」「金」「情報」という経営資源の一元管理は、業務効率化だけでなく、適切な経営判断ができる状況を整備することにも繋がります。特に、顧客データや社内に蓄積されたナレッジなど、「情報」の一元管理は重要度の高い項目です。
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一元管理すべき経営資源
では、前述した四つの経営資源を、どのように管理していくべきでしょうか。次項で詳しく解説していきます。
- 1.ヒト（人材情報）
「ヒト（人材情報）」は、企業活動を進める上ですべての源となる、もっとも大事な経営資源です。ヒトなしに企業の成長はありえません。しかしながら、少子高齢化やグローバル化によって、社会全体で人材不足が慢性化しているのが現状です。
そんな中で、組織において人材を管理するには、一元化ツールの導入が必要です。勤怠管理や給与計算などの労務管理から、採用や人事評価まで、最適なツールを運用して働きやすい職場環境を作り出しましょう。 - 2.モノ（商品、サービス、設備などの情報）
経営資源における「モノ（商品、サービス、設備などの情報）」は、顧客に提供する商品やサービスと、社内の設備などの資産に大別されます。
在庫データや顧客の注文情報に関しては、リアルタイムに一元管理するシステムを取り入れることで効率よく商品を提供できます。これによって顧客満足度の向上も叶えます。 - 3.カネ（お金の情報）
会計や販売データなど「カネ（お金の情報）」の一元管理は、業務効率化・人件費とコストの削減などの効果があります。常にお金の流れを明確に一元管理することによって、経営や投資判断のスピードアップにも役立ちます。 - 4.情報（データ、ノウハウなどの情報）
見込み顧客のデータや業務のノウハウなど「情報」を一元管理することで、無駄のない業務遂行ができるようになり、生産性の向上に繋がります。
情報の一元化によって、担当者レベルで個別に管理していた顧客情報を企業全体で共有することで、よりスピード感ある問い合わせ対応が実現します。
結果として、顧客満足度の向上・顧客管理の効率化・部署間の連携力アップなど、会社全体でメリットを享受できます。
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一元管理を取り入れる6つのメリット
一元管理を取り入れることで生じる、具体的なメリットを6つご紹介します。
- メリット①業務の効率アップ
まずは「業務の効率アップ」です。企業活動を最適化して既存の組織を見直し、生産性の向上を目指すことはBPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）とも言います。経営資源の一元管理によってデータの正確性が高まると、あらゆる業務の効率アップが叶えられます。 - メリット②業務の属人化の解消
業務の属人化はさまざまな業態で課題となっていますが、この問題の解決に一元管理は最適です。例えば、部署ごとに運用していたデータを一元管理に切り替えることで、必要な社員が即座にアクセスできるなど、属人化していた業務を全社的に共有できるようになります。 - メリット③情報の活性化
企業が必要とする情報を一元管理できることで、ナレッジを共有するためのフローも整います。これによって各人が日々の行動から得た気付き・ノウハウなどを自発的に書き込むようになり、情報が活性化します。 - メリット④最新情報の共有が容易に
組織全体で最新情報をかんたんに共有できる体制を整えることで、本来であればリソースのかかる問い合わせ対応業務も、効率よく処理できます。部署・担当者間での連携もより取りやすくなることでしょう。 - メリット⑤コストの削減
オフィスの施設やサーバーなどの維持管理費、人件費や光熱費など、企業を続けていく上で発生するランニングコスト。これらを一元管理するシステムの導入で、コストの削減が可能です。 - メリット⑥採用力アップ
人材不足が叫ばれる昨今において、求職者からの興味と熱量を持続させるためにも、スピード感を持って採用を進めることが求められます。煩雑になりがちな採用業務を一元管理システムで効率よく運営することは、求職者にも企業側にもメリットがあると言えそうです。
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一元管理に踏み込む前に知りたい3つのデメリット
一元管理システムを導入する際には、いくつか運用上の注意点も。三つに分けて解説します。
- デメリット①導入コスト（お金・工数）
一元管理システムの導入には、数百万円程度の初期費用がかかることが一般的です。結果的にコスト削減や業務効率化が見込めるため、長期的にはプラスになる場合が多いのですが、費用や導入にかかる人的リソースなど、事前に慎重な検討が必要です。 - デメリット②業務フローの刷新と共有
システムの一元管理は、これまでの組織体制の抜本的な改革が必要となります。そのため、今までの業務フローを変更することが避けられません。混乱を避けるためにも、事前レクチャーと運用開始後のフォローは必須です。 - デメリット③システムが複雑化する可能性
すべての情報を一元管理することで、操作方法が複雑になるケースも考えられます。それによって利用者が減ってしまっては元も子もありません。どの情報を一元管理するのかは、予め取捨選択しておきましょう。
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一元管理導入を成功させる5つのポイント
一元管理の導入を成功させるために、事前に準備しておくべき5つのポイントをご紹介します。
- ポイント①一元管理の目的・目指す姿を社内に周知
第一に「何のために一元管理システムを導入するのか」という目的を明確にすることが大切です。そして、実際にシステムを利用することになる社員に、その目的や目指す姿をしっかりと周知しましょう。 - ポイント②管理システムの使用ルールを設定し共有
一元管理システムの使用方法や表記のルールなどは、事前にルールを定めて社内に共有しておくことです。合わせて導入後のフォローも継続的に行うことで、社員それぞれがシステムを有意義に活用できる一助となります。 - ポイント③データのカテゴリ等はなるべく細分化する
一元管理するデータは、カテゴリごとに細分化しておきましょう。ここが整理できていないと、運用開始時に混乱が起きてしまい、導入失敗の道を辿ることになります。 - ポイント④検索性の高いツールを選ぶ
せっかく一元管理システムを導入しても、欲しい情報にたどり着けないと意味がありません。検索性が高く、かんたんに操作できるツールを選びましょう。 - ポイント⑤最新情報が流れないツールを選ぶ
ビジネスチャットツールで情報の一元管理は可能ですが、そのツールとしての性質上、重要な情報が流れていって埋もれてしまうケースが多々あります。そういった状況を防ぐためにも、必要とする情報にアクセスしやすいツールを導入しましょう。
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