ビジネスシーンにおいて、「ワークフローシステム」という言葉をよく耳にします。ワークフローシステムは、企業の業務を改善するために欠かせないシステムのひとつです。
今回は、ワークフローシステムの基本機能から導入のメリット、製品選びのポイントを紹介します。
そもそもワークフローとは
ワークフロー（workflow）とは、仕事や業務の一連の流れを指す言葉です。企業で行われる多くの業務には、決められた流れに沿って業務を進めるワークフローが存在します。
たとえば、経費の精算を行う場合、申請者が精算書を作成し、上長へ提出します。上長により承認された精算書は、経理部門へと回付され、決裁が行われます。このように、申請書作成から承認、決裁までの固定された流れがワークフローです。
組織の判断が必要となる稟議決裁の業務は、内容によって書類が異なったり、複数の承認が必要だったりと、流れが複雑になるケースが多く見受けられます。入り組んだ申請業務を可能な限りわかりやすくすることも、ワークフローの役目です。
ワークフローの重要性
ワークフローは、企業が適切な判断や意思決定を行うための重要な工程です。定まったワークフローがなく、承認ルートが明確でない場合、申請が企業の承認を得ないまま決裁されてしまう可能性があります。
申請業務の一連の流れをワークフローとして定めておくことで、企業としての意思決定を適切かつ迅速に行えるようになります。企業の意識決定が迅速に行われれば、不必要な時間や無駄を削減し、生産性の向上も期待できるでしょう。
ワークフローによって、業務の流れや関わる部署や人物、情報などを明確化できることも企業にとって重要です。業務を可視化することで、問題点に気づくことができ、業務の改善も可能となります。
紙でワークフローを運用する際に起こる問題点
業務を円滑にし、作業効率を向上させるために重要なワークフローですが、紙ベースで運用する際には問題点があることも事実です。
紙でワークフローを運用する際の大きな問題点として挙げられるのが、時間と手間がかかることです。多くの申請書の中から使用するものを探し出し、手書きで記入しなければなりません。記入漏れや誤りなどのミスが発生した場合は、再度書き直す必要もあるでしょう。
作成した申請書は、承認者や決裁者を自ら調べて回付する必要があり、ここでも時間を費やします。また、申請書を速やかに承認者に回付できたとしても、承認者が出張で不在の場合は、申請業務が滞ってしまうこともあります。
その他にも、紙や印刷のコストやファイリングの手間がかかることなども、紙でワークフローを運用する際の問題点といえるでしょう。
ワークフローシステムとは？
ビジネスのデジタル化や働き方改革により、「ワークフローシステム」を導入する企業が増えています。
ワークフローシステムとは、業務の一連の流れであるワークフローを電子化したシステムです。近年はワークフローという言葉自体が、ワークフローシステムを指すケースもあるほど、多くの企業でワークフローシステムの導入が進んでいます。
ワークフローシステムの導入は、単なる業務の電子化が目的ではありません。時間や手間を費やしていたワークフローの負担を大幅に削減し、業務効率の向上を目指すことがワークフローシステムの目的です。
ワークフローシステムでは、紙の申請書の代わりに「申請フォーム」を利用し、システム上での申請・承認業務が可能となります。さまざまな申請フォームの中から自分が使用したいフォーマットを選び、申請書の内容記入もシステム上で行います。
申請者によって作成された申請フォームは、設定した承認ルートによって自動的に承認者へと回付され、決済へと進みます。申請フォームの内容や決裁の情報はすべてデータで保存されるため、いつでも見返すことが可能です。このように、申請から承認、決裁、保存までをすべてシステム上で行えるのが、ワークフローシステムです。
ワークフローシステムは、内容によって「電子稟議システム」や「電子承認システム」などと呼ぶ場合もあります。製品によって特徴や機能が異なるため、自社の規模にあったワークフローシステムを選びましょう。
ワークフローシステムの基本機能
ワークフローシステムでは、どのような作業が可能になるのでしょうか。製品によって機能は異なりますが、ここではワークフローシステムの基本的な機能について紹介します。
フォーム設計機能
フォーム設定機能とは、ワークフローで使用する申請フォームを作成する機能です。多くのワークフローシステムでは、ITの専門知識がない人でも簡単に申請フォームを作成できる、わかりやすい設計機能が搭載されています。
申請に必要な項目をドラッグ＆ドロップなどの簡単操作で配置するほか、テンプレートを利用することも可能です。既存の申請書をスキャンして、そのままフォームに変換する機能を搭載した製品もあります。
承認ルート設定機能
ワークフローシステムでは、申請内容に合わせて、承認ルートの設定が可能です。あらかじめ承認ルートを登録しておくことで、申請内容に合わせて自動的に承認者へと申請が進みます。稟議などの複雑な承認ルートでも、迷うことなくスムーズな申請業務が行えます。
申請・承認機能
申請者が申請フォームを作成すると、自動的に承認者にメールなどで通知されます。承認者は申請内容を確認後、承認または却下の選択が可能です。承認の可否は申請者にメールなどで通知されるため、タイムラグが発生することなくスピーディーに確認できます。
他システムとの連携機能
ワークフローシステムのみでも便利ですが、他のシステムと連携することでさらに利便性の向上が期待できます。そのため、CSVファイルなどで入出力できる、連携機能を搭載しているワークフローシステムも多く見受けられます。
ワークフローシステム導入のメリット
業務の効率化が図れるワークフローシステムですが、具体的にはどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、ワークフローシステム導入のメリットについて紹介します。
業務の効率化
ワークフローシステム導入の最大のメリットとして挙げられるのが、業務の効率化です。紙での申請書の作成や提出、承認などに費やしていた時間と手間を削減できるため、業務の効率化が大幅に進みます。
ワークフローシステムに自動チェック機能が備わっている場合には、記入漏れや計算ミスもなくなるでしょう。
意思決定の迅速化
ワークフローシステムでは、申請フォームを自動的に承認者へと回付できるため、意思決定の迅速化も期待できます。ワークフローが可視化されることで、「決裁まではあとどれくらいかかるのか」が予測できるようになります。申請書の進捗状況が一目瞭然となり、業務の停滞防止にも効果的です。
多様なワークスタイルに対応
ワークフローシステムは、いつでもどこでも申請・承認業務が行えるため、リモートワークなどの多様なワークスタイルに対応可能です。申請書作成のために会社に出向く必要もなく、承認業務のために会社に戻る必要もありません。承認者が不在によって申請が滞ることもなくなり、さらに業務の効率化も進むでしょう。
ペーパーレスによるコスト削減
ワークフローシステムの導入は、業務のペーパーレス化につながります。紙代はもちろん、印刷代や勤務エリアが異なる相手への郵送費など、コストの削減が可能です。ファイリングや保管スペースも必要ないため、管理の手間も削減でき、重要な業務へ時間を費やせるようになります。
ワークフローシステムの導入の方法
どのようにワークフローシステムの導入を進めれば良いのでしょうか。導入を実現する前に、予め導入方法を確認しておくと安心です。
現状の調査・分析
まずは社内でどのような書類を使い、どのようなプロセスで申請・承認業務が行われているかを調査しましょう。
その次に、どのような問題点があるのかを分析します。「申請から決裁までにどのくらいの時間を要しているのか」「どのようなミスが発生しているのか」など、現場にヒアリングすると、より具体的な分析が可能となるでしょう。
申請業務と必要機能の洗い出し
現状と分析結果を元に、現状の申請業務の中からワークフローシステムへ移行したい業務を選別します。この時点で、不要な申請業務は削除すると、ワークフローシステムへの移行がスムーズです。
ピックアップした申請業務の内容を確認しながら、ワークフローシステムで必要な機能を洗い出しましょう。必要な機能に加え、あると便利な機能についてもピックアップしておくと、ワークフローシステム選びの際に役立ちます。
担当者とスケジュール決定
ワークフローシステムをスムーズに導入するためには、担当者と大まかなスケジュールを決めておくこともポイントです。誰がいつ、どのようにワークフローシステムを導入するのかを決めておきましょう。あらかじめスケジュールを決めておくことで、本来の業務に与える支障を最小限に抑えられます。
トラブルや問題が発生した際も、担当者を決めておくことで、対応や解決がスムーズに行えます。
ワークフローシステムの選び方のポイント
ワークフローシステムにはさまざまな種類があります。いくら最先端のワークフローシステムを導入したとしても、使いづらいものを選んでしまっては意味がありません。ここでは、ワークフローシステムの選び方のポイントについて紹介します。
必須機能が備わっているか
ワークフローシステムを選ぶ際には、まず自社の申請業務が行えるかどうか、必要機能が備わっているかを確認しましょう。さらに、あると便利な機能の有無についても確認します。
外出先からでも申請・承認ができるスマートデバイス対応機能やシステム連携機能などがあれば、さらに申請業務を効率化することができます。
誰でも使用可能か
ワークフローシステムをさまざまな申請業務に適用させるためには、ITの専門知識がない従業員でも使いやすいシステムでなくてはなりません。
システムがわかりづらく、使用方法をマスターするために時間がかかってしまっては、業務に支障が生じてしまいます。日常的に使用する従業員にもシステムの選定に関わってもらい、導入を決めると良いでしょう。
承認ルートの柔軟性
状況の変化により、申請手続きの承認ルートが変わることはめずらしくありません。担当の部署が変わったり承認の条件が変わったりなど、さまざまな変更が生じるでしょう。承認ルートが変更になった場合にも対応できるよう、ワークフローシステムは柔軟性も大切です。
まとめ
ワークフローは、企業の意思決定を迅速化するために欠かせません。また、業務の流れを電子化するワークフローシステムは、業務の負担を大幅に削減でき、さらなる生産性の向上が期待できます。
ワークフローシステムのメリットや導入方法を正しく理解し、業務の見直しと改善を行いましょう。
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