OMSはECサイトを運営する企業には欠かせないシステムです。特にたくさんのチャネルで商品を販売する場合、各々の注文情報を一括で管理することは重要になります。当記事ではそのような際に役立つシステムであるOMSについて詳しく解説します。
OMSとは
OMSはOrder Management Systemを略したもので、注文管理システムを指します。商品の受注から配送までの一括管理が可能なシステムで、ECサイトの注文情報、顧客情報、商品や在庫の情報、入金などまで管理できます。注文を受けた際に、在庫拠点、出荷時期、納品時期などの最適解を導き出してくれるのです。
複数のECサイトの情報をまとめて管理可能なため、ECサイトを複数運営する企業には、必須のシステムといえるでしょう。
OMSとWMSの違い
OMSと似ている言葉に「WMS」があります。WMS（Warehouse Management System）は倉庫管理システムを指し、倉庫の商品や資材などの入出庫管理や在庫管理などを行うシステムです。WMS導入により、商品の入庫、チェック、保管、取り出し、出荷などの業務を効率化できます。
OMSとWMSの異なる点はカバーする情報の範囲です。OMSは注文から配送までを一元管理するのに対し、WMSは倉庫内に関する情報のみを管理します。より効率的に作業ができるよう、OMSとWMSを連携させることもあります。
OMSとEMSの違い
OMSと似ている言葉には、WMSのほかに「EMS」もあります。EMS（Execution Management System）は取引執行管理システムを指し、取引発注や市場データなどのモニタリングが可能です。
OMSが注文情報を一元的に管理できるのに対し、EMSは取引にかかわる業務のみを扱います。すなわち、EMSはOMSの一部といえるでしょう。
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OMSの基本機能
OMSの基本機能はどのようなものがあるのでしょうか。
OMSでは大きくわけると９つのことを管理します。以下で具体的にご紹介していきましょう。
１.受注管理
- 受注登録
- 受注内容変更、キャンセル
２.出荷管理
- 出荷指示
- 出荷の手配、取り消し
- 出荷実績の登録
３.商品管理
- 商品番号
- 商品名
- 規格
- 値段の登録
- 価格の一括エクスポート、インポート
- まとめ買い時のディスカウント設定
４.在庫管理
- 入庫
- 出庫
- 引当
- 引当や予約の取り消し
５.顧客管理
- 顧客情報の登録、更新、退会
- 顧客ごとの注文履歴
- ポイントの付与状況、利用状況
６.アカウント管理
- OMS利用者ごとの操作権限
７.プロモーション
- キャンペーン設定
- メルマガ配信
- 販促メール送信
８.見積管理
- 見積書の作成
- 過去に作成した見積書の履歴
９.入金送金管理
- 入金の消込、督促
- 返品、返金
- 売上確定
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OMSが必要な理由・背景
EC市場が拡大し、以前は実店舗だけで商品を販売していた企業も、今では複数のECサイトで商品を販売しています。その結果、複数の販売チャネルの情報を管理しなければならなくなりました。しかしながら、これらの情報をバラバラに管理すると、受注や在庫の管理に大きな労力がかかります。また、従来のシステムはオンラインでの利用を想定しておらず、ECサイトに情報を連携できませんでした。
そこで、実店舗とECサイトの情報を一括管理できるシステムが必要となったのです。ただし、基幹システムの改修は容易ではなく、時間を要します。一方で、OMSは導入がより容易で、基幹システムとデータの連携ができるというメリットもあります。こうしてOMSは、複数の販売チャネルをもつ企業にとって欠かせないシステムとして普及しました。
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OMSのメリット・デメリット
OMSにはどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。主なメリットとデメリットについて、３つずつご紹介します。
メリット
１、業務効率化が可能
まず、OMSの１つ目のメリットは、業務効率化ができることです。
従来のシステムでは、各チャネルで商品の登録や更新が必要でした。しかしながらOMS導入によって、各々のチャネルが連携可能になるのです。そのため、必要な作業はOMSのメンテナンスのみとなりました。
このような効率化により人件費が削減できるだけでなく、空いた時間はマーケティングなど他の業務に費やすことができるようになりました。
２、ミスやトラブルの低減
２つ目のメリットは、ミスやトラブルが減ることです。今まで手入力していた作業もOMSで管理可能なため、作業ミスが減ります。また、在庫数を超えて注文を受けたり、在庫があるのに品切れ表示をしたりすることもなく、在庫管理が楽になる点もメリットです。
３、販売機会の最大化が可能
３つ目のメリットは販売機会の最大化が可能だという点です。各チャネルの在庫管理がバラバラだと売り逃す可能性が高かった一方、OMS利用により販売機会を逃すリスクを抑えられるようになりました。
デメリット
１、コストがかかる
OMS導入時には、初期費用がかかります。また、継続してOMSを利用すると、場合によってはさまざまな問題が発生するでしょう。その際には、問題解決のためのシステム改修費もかかります。また使用人数が増加すると、アカウント追加費用がかかることもあります。
２、運用手順の見直しを要する
従来、人が行っていた作業は経験や勘に頼ることが多々あったでしょう。しかしながら、OMSを利用する際には、明確なルールを決めなければならず、運用手順の見直しが必要となります。見直しには一時的に労力がかかるため、この点もデメリットだといえるかもしれませんが、長期的なメリットを享受するためには必要なプロセスです。
３、システムに詳しい担当者が必要なことがある
OMSは、管理画面上では一見シンプルに見えますが、さまざまなシステムが密に連携しているとても複雑なシステムです。OMSを利用する際には、この複雑なシステムをきちんと理解できる担当者が必要となります。ITリテラシーの高い担当者がいると、トラブルが起きた際も素早く対応できるでしょう。
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カスタマイズ性・操作性が高く、システムに慣れていない人でも、自社にピッタリ合ったシステムをストレスなく作ることができます。
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OMSの導入のポイント・選定基準
OMSを導入する際のポイントや選定基準はとても重要となります。OMSはトライアル期間を設けているものも多いため、本格的に導入する前に試用してみるのもよいでしょう。
以下のポイントを参考に、自社に合っているかどうかを検討してみてください。
既存システムとの連携
基幹システムや会計システム、WMSなどの既存システムとOMSの連携ができることは必須条件です。連携できない場合、既存システムを改修してOMSと連携できるようにする必要があり、さらにコストがかかります。
また、既存システムとの連携方法は複数存在します。CSVによる手動入力が必要な場合や、API接続によって自動連携できる場合などがあります。既存システムとOMSの連携方法についても前もって確認しておきましょう。
現場での使いやすさ
OMSには豊富な機能がありますが、複雑でもあります。そのため、現場の従業員が使いこなせないというケースも考えられるでしょう。OMSを導入しても現場でうまく使えないと業務効率化ができない可能性もあるので注意が必要です。
導入効果とコスト
会社の規模や受注数などによっては、OMS導入によるメリットがあまり得られない場合もあるでしょう。OMS導入にはコストがかかります。そのコストに見合う程度の生産性向上を見込めるか正しく判断することが重要です。
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まとめ
以前は、実店舗のみで商品を販売していた企業が多く、注文の管理作業もあまり複雑ではありませんでした。しかしながらチャネルが多様化し、複数のチャネルをまたいでの管理が必要となった近年、その作業は複雑になっています。OMSなど自社に合ったシステムをうまく活用し、より効率的に業務を行えるようにしましょう。
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