Excelを利用して商品マスタを管理するには？
「商品のマスタ情報を管理する」という際に最も利用されているのはMicrosoft Excel（もしくは類似の表計算ソフト）です。PCでExcelを立ち上げて必要な商品データの項目を準備し、商品に関するデータ（商品マスタ）を入力すれば、情報管理することができます。そのExcelファイルをファイルサーバに配置して共有したり、Eメールやチャットソフトに添付して共有したりすることで、データの送受信も非常に簡単に行うことが可能です。 商品の種類を問わず、マスタ情報のように一覧化して管理しないといけない情報の多くが、Excelのような表計算ソフトを利用して管理をされているのではないでしょうか？
しかし、最近は、商品情報の管理専用のPIM（Product Information Management:商品情報管理）システムを導入する企業も増えてきています。これは、Excelでの商品情報管理には限界があり、Excelでは管理できない情報があるためです。簡単に利用できるExcelですが、その課題はどういったことがあるのでしょうか？次の章からこの問題についてご説明します。
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Excelだと何がいけないのか？
Excelなどの表計算ソフトには、以下のような特性があります。
- 操作が簡単
- コピーが簡単
- ファイルとして共有可能
この特性は、情報を扱う人がごく少ない状況であれば、まったく問題ありません。手元で操作し、保管、共有し、管理者は自分なので、自分のところに情報が集まってきます。Excelで十分に情報が管理できます。 では、情報を管理する人や更新する人が複数人いたり、情報を利用する人が数十人いたりする場合にはどうなるでしょうか？
こういったExcelの特性は逆に情報の管理を難しくしてしまいます。
- 操作が簡単⇒誰でも情報を更新できるので、誰が修正したか、いつ修正したかわからなくなる
- コピーが簡単⇒データ行を簡単にコピーできることで、同じ商品に対してデータが重複してしまう
- ファイルとして共有可能⇒ファイルコピーが簡単にできるので、状態の違うExcelファイルが点在してしまう
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Excel管理で実際に起こったこと
ある製造業で、Excelを利用していたことによって起きた課題をご紹介します。
この企業は、文具メーカーであり、数千点の種類の商品の取り扱いがあります。最新の商品の情報は、商品企画部がマクロ付きExcelファイルで作成し、商品を扱う営業部門に直接編集できない形で共有していました。
最初は最新の情報が管理されたことで商品企画部門も営業部門も便利にその情報を利用していました。しかし、営業部門では、商品企画部部門が用意した商品マスタに無い項目や情報を追加したいため、Excelファイルをコピーして利用することが多くなっていきました。コピーをするのは、各商品に対しての最新の情報をやり取りするために、一時的に情報が更新された作業用のExcelファイルが必要だったためです。一時的に別のExcelファイルとした後、情報が確定したら商品マスタに書き戻す運用が徹底されていればよかったのですが、反映が遅れたり、漏れたりすることもありました。最新の情報をすぐに共有したかったため、商品マスタのExcelに反映させる前に手元の最新のExcelファイルを営業部門から別部門（EC、コールセンターなど）に共有してしまう場面があったためです。
結果として、部門ごとの独自マスタが増え、どれを更新すればよいのかわからない状態が発生し、どのExcelファイルの情報が最新なのか誰もわからないような状況に陥ってしまいました。誤った情報を取引先やお客様に伝えることが増え、廃番になっているかどうかもわからず、毎回担当者に確認が必要になってしまい、商品情報の管理の仕方を見直すことになりました。 極端な例に聞こえるかもしれませんが、複数人で商品情報をExcelファイルで管理をしていると、最新の情報がいつの間にか散在してしまう、というのはよく起こる問題です。
Excelだけで管理できない情報
Excelで複数人での最新情報の管理が難しいという例を紹介しましたが、商品情報はExcelが得意とするテキストの情報だけではなく様々な種類の情報で構成されています。テキスト情報以外の商品に関連する以下のようなファイルは、Excelファイルの中で管理することは困難です。
- 商品画像ファイル（商品撮影画像、パッケージ画像）
- PDFファイル（マニュアル、補足資料）
- Wordファイル（企画資料や社内ドキュメント）
- QRコードの画像
- デザインファイル（イラストレーターやフォトショップ）
- 動画コンテンツ
本来、こういった情報は商品のマスタ情報に対して近い位置で管理するべきです。つまり、商品がわかれば、必要な人はすぐに商品に紐づくこれらの情報にアクセスできるのが理想です。しかし、Excelを利用した商品マスタの管理ではテキスト情報以外の様々なファイルの情報の管理が難しいのが実情です。 画像はExcelファイル内に貼り付けて利用することも可能ですが、他の種類のファイルは直接Excelファイル内で管理することができず、社内のファイルサーバに配置して、そこへのファイルパスをExcelファイルへ記入して管理する、といったことしかできません。
Excelに画像を張り付けるのはそもそも手間がかかりますが、貼り付けた画像は、そこから利用しようとしても一括で取り出すのが面倒になり、どの商品の画像なのかといった判定も難しくなります。また、ファイルパスの管理だけでは本当にそのファイルがあるかどうかまで確認することができないので、アクセスして確認する必要があるのですが、そこで初めてファイルが紛失していたことに気づいた、ということもあります。
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PIM（商品情報管理サービス）とは何の役に立つのか
Excel以外で商品の情報を管理するために役に立つサービスがPIM(Product Information Management)というサービスです。 このサービスを利用することで、前項で挙げた、様々な種類の情報が商品を軸に一元的に管理することが可能になります。
Excelを利用していると、ファイルが複数に分かれていってしまう、といった例もご紹介しましたが、商品の情報をPIMというサービスでまとめることで、「テキスト、画像含めて最新の情報はここを確認することでわかる」という形で管理が可能になります。どのExcelが最新か、という話はなくなり、PIMで管理されている情報が最新となります。 また、社内外でデータを活用する際にも、毎回問い合わせで最新の情報を探して集めて加工する、というような手間がなくなります。いつでもPIMを見れば情報を取得することができるので、実は情報が古かった、といったトラブルも防ぐことが可能です。
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商品＆情報管理クラウドサービス「PlaPi」
本記事にてご紹介したPIMサービスの中でもクラウドとして提供しており、最短5営業日で利用開始できるサービスが「PlaPi」です。さらに月額1万円からプランを選べるので、スモールスタートで使い始めることができます。Excelで商品情報を管理しているが管理が難しくなってきた、と課題をお持ちの部署、ご担当者の方はスモールスタートできるクラウド型のPIMサービスで、まずは情報を集めるところから始めてみるのはいかがでしょうか？ PlaPiについての情報はこちらからご覧ください。