【課題】Excelと紙のカタログ冊子による煩雑な商品情報管理の検索や照会で、ミスが多発…
得意先との正確でスピーディーな情報共有を可能にした、賢い選択ができた理由とは

ビジネスの現場で使用する様々なサプライ品を取り扱うB社。
社内での商品情報管理は主にExcelで行なう一方、取引先への情報提供についてはカタログ冊子をメインに行っており、データ量が多いうえに新旧情報が混在している状況だった。

課題

得意先ごとに商品スペックや仕入れ価格を設定しており、商品の照会に時間がかかって…

　B社では、売上貢献度に応じて、扱える商品や仕入れ価格が違う得意先ランクを設定していましたが、そのランク付けはとても複雑でした。そのうえB社が扱う商品数は膨大にあるため、商品情報や価格を別の得意先に誤って伝えてしまうミスが相次ぎ、トラブルに発展することが社内でも問題となっていたのです。

「商品について問い合わせがあるたびに、社内の複数の情報にアクセスして照会しなければならず、正しい情報を見つけるのに手間や時間がかかっていました。急ぎの問い合わせにクレームを受けることも多々あり、早く何とかしたいです……」（営業推進部・T氏）

得意先への商品情報共有は紙ベースで行なっているが、紛失のリスクもあり効果的でない

　また、新製品などの追加情報があった際には、その都度パンフレットを作り、「追加版」として各得意先に送付していました。

しかし、得意先はもとより、自社の営業担当者までそのパンフレットを紛失してしまうこともあり、せっかくの最新情報が関係者に伝わっていないうえに、新旧の情報が複雑に混在していることもわかってきました。

営業推進部ではT氏を中心に、社内での商品情報を一元化してわかりやすく管理すること、また得意先への商品情報の提供方法について改善策を話し合い、トライアルを続けましたが、部内で課題を解決できそうな方法は見つかりませんでした。

課題のポイント

• 得意先ごとに商品スペックや仕入れ価格を設定しており、情報の照会に時間がかかる
• 得意先への商品情報の共有は紙ベースで行なっており、紛失のリスクが高い

解決のポイント

• 「PlaPi」なら、商品情報をクラウド上のデータベースで一元管理し、迅速に照会できる
• 得意先に、ウェブベースで常に間違いのない商品情報を共有できる

解決

「PlaPi」なら一元管理可能な商品情報データベースを簡単に構築でき、迅速に照会！

　解決策を模索していたT氏は、訪れた情報サービスに関する展示会で、JSOLが提供するクラウド型商品情報管理システム「PlaPi（プラピ）」の説明を受けました。今の課題解決にピッタリだと感じたT氏は、営業推進部のメンバーを集めて、後日、デモを見せてもらうことにしました。

「PlaPi」は、一元管理可能な商品情報データベースをクラウド上に簡単に構築できるシステムで、各商品に紐づく情報を一括で管理できるため、外部からの問い合わせにもスピーディーな対応が可能です。また、Webから簡単にアクセスできるため、これまでのようにExcelとカタログ冊子を併用する必要がなくなり、営業活動の効率化と迅速化が同時に見込めることがわかりました。

各得意先のランク付けや権限設定も簡単。これでもうトラブルの心配なし！

　また「PlaPi」なら、得意先ごとのランク付けや閲覧権限の設定も簡単にできることから、間違えて情報提供してしまうリスクも大幅に減少できます。

「ランク付けと同じくらい大変だった、頻度良く更新される仕入先からの製品データや、CSV、メディアファイルの一括アップロードも簡単で、業務効率も向上できそうですね」（営業推進部・T氏）

　T氏は、「PlaPi」なら商品情報管理に関する課題を一気に解決できると考え、トライアル導入を申し込み、商品データベースを作成してみました。その結果、商品情報の一括登録などの操作が予想以上に簡単で、ITの専門知識がなくても構築できることが確認でき、早速その導入について上司に相談して、承認を取りました。

現在、営業推進部では、膨大かつ多岐にわたる商品情報の一元化が着々と進められています。