地震災害などの緊急事態発生時、企業が従業員の安否確認を行うことは安全配慮義務として重要です。単に本人の無事はもちろんのこと、家族の様子や緊急対応ができるかどうかといった状況も確認しなければなりません。
突然の緊急事態で混乱しないために、平常時のうちから安否確認の方法を明確に定め、社内で共有しておきましょう。企業における安否確認の流れを解説し、確認すべき内容やポイントを紹介します。
安否確認とは、地震などの緊急事態が発生した時に、被災地の人々の無事を確認することです。企業の場合は、従業員やその家族を中心に、取引先の被害状況など自社に関わりのある人々についても確認する必要があります。
特に大きな災害が発生した時は全員の現状を確かめ、どこでどういった状況にあるかを把握しなければなりません。安全確保のために避難などの指示を出す必要がある場合も考えられます。
企業における従業員の安否確認を行う重要性は、大きく２つあると言えるでしょう。
１つ目は、災害後も事業継続をしていくための第一歩になるという点です。
企業は、被害の状況を早く的確に把握し、復旧に向けて動く必要があります。初期対応だけでなく、被害の拡大を防いだり復旧したりといった対応にも人員が必要となるため、迅速かつ正確に安否確認を行わなければなりません。誰がどの程度被害を受けているのか、出社して緊急対応にあたれる人員は何人確保できるのか、といったことをチェックし集計しましょう。
２つ目は、従業員への安心を提供することです。
社内で被災した場合は、対応についてすぐに指示を受けたり、上司や同僚と相談したりといったことができるケースも多いでしょう。しかし、休日や夜間といった勤務外の時間や、出張中に被災した人は、仕事に関する状況判断や対応を自分で行う必要があります。
社外にいても災害後すぐに企業から安否確認の連絡があり、指示を受けたり判断を仰ぐことができれば、安心する人は多いでしょう。
本人だけでなく、家族や自宅についても被害状況を把握し共有しておくことも大切です。家族や自宅が被災している中で出社させてしまうと、２次災害にもつながる懸念があります。企業が労働契約法に定められた安全配慮義務違反に問われる可能性もあります。状況を把握すれば、企業側から無理をせず休むように指示を伝えることもできるでしょう。
企業はどのように安否確認をすればよいのか、必要な流れを解説します。
災害発生時には、まずは従業員全員の現状を確かめます。電話やチャットツール、安否確認サービスなどで行うとよいでしょう。災害時につながりにくくなる連絡手段は避けてください。
確かめる内容は、本人や家族の無事、家屋に影響はないか、出社して緊急対応ができるかどうかなどを尋ねます。
安否確認は、ただ尋ねるだけでなく、適切に管理することが大切です。従業員ごとに現状の情報を記録し、一元的に管理をしましょう。情報の整理ができるため、災害直後の混乱した状況の中でも的確に指示を出せるようになります。
本人とその家族が無事であった人に対しては、行動の指示を出しましょう。安全確保を最優先に、余震などの危険性がある場合は自宅や避難所への待機を指示します。危険性が低くなり安全が確保できる状況となった場合は、緊急対応できる人に出社してもらい、復旧体制を確保するのもよいでしょう。
大きな地震などの緊急事態が発生した際、企業は従業員本人や家族についての被害状況などを確かめる必要があります。特に注意して把握しておくべき内容を解説します。
まずは本人が無事かどうか確かめることが必要なので、全員に連絡を届けられるようにしましょう。
安否確認は、会社から連絡を回すだけでなく従業員から回答してもらうことが必要です。早期かつ適切に現状を報告をしてもらうためには、平常時から安否確認の重要性を共有し、手順や操作に慣れておくことが大切です。確認方法は災害対応マニュアルや事業継続計画で明確にして周知しましょう。また災害の発生を想定した訓練も定期的に実施するとよいでしょう。
本人の現状に加え、家族の状況も確かめます。本人が無事でも、家族や自宅が被災している場合は出社して緊急対応を行うことは難しいでしょう。緊急対応をできる人員を正確に把握するために、本人だけでなく家族が無事かどうかを把握することも大切です。
家族と離れた場所で被災した場合は、家族の状況がわからないと心配で仕事が手につかないという事態になりかねません。家族から従業員に安否の連絡ができるシステムもあるため、導入しておけば安心につながるでしょう。
従業員本人や家庭の無事が確認できれば、災害対応にあたれるかという点を確認し、把握しましょう。大きな災害では交通機関が止まってしまう場合も多いため、出社する手段があるか、どれぐらい時間がかかるかといった事も確認が必要です。
緊急対応の可否を回答した時点で、従業員がいる位置情報から出社までの所要時間を把握できるようにしておく方法も効率的です。
緊急対応時は、従来の所属を超えて柔軟に行う企業が多いでしょう。ただし、専門的な技術や判断が要る場合もあるため、部門や職種など、対応を行える従業員の属性と人数は適切に把握しておくことをおすすめします。
取引先や協力業者の被害状況も、事業継続に大きく関わるため、可能な限り把握できるようにしておく必要があります。
迅速に被害の程度を把握するために、連絡先や連絡手段、担当窓口、確認することを決めておきましょう。グループ企業ならば、全体の被害状況を管理できる一元的な仕組みを整えておくとよいでしょう。
安否確認を迅速かつ適切に行うためには、災害時の連絡方法を明確に決めておき、日頃から周知や情報共有をしておくことが重要です。統一しておくべき点など、安否確認を実施する際のポイントを解説します。
従業員ごとに異なる手段で連絡してしまうと、行き違いや確認漏れが発生してしまうなど、安否確認が効率よく行えません。
大きな災害時は混乱した状況になりがちです。避難のために動いていたり家族を探して大声で呼び合っていたりといった中では、会社からどのような連絡が来るか定まっていないと通知にも気付きにくくなるでしょう。
混乱を防ぎ迅速な安否確認を行うため、災害時の連絡手段は統一しておきましょう。ただし、災害の影響で特定の通信環境が途絶する場合もあるため、第２、第３の手段も定め、優先順位を付けておくことが必要です。
被災地への連絡が殺到して連絡がつながりにくくなるケースもあります。再送信する仕組みや複数のバックアップ方法も整えておくとよいでしょう。
安否確認の連絡内容も統一しておくとよいでしょう。災害直後は混乱している従業員も多く、複雑で項目数の多い質問には答えづらいものです。あらかじめ連絡内容を定めて共有しておくと、緊急事態でもスムーズに回答できるでしょう。
確認する内容として、まずは従業員と家族の無事、現在地など、最低限の情報を聞き出します。次に、無事が確認できた従業員に対して災害対応の可否を尋ね、出社や待機など指示を出すというふうに、段階的に確認と指示を行うと効率的です。
速やかに復旧して事業継続を行うためには、安否確認の回答結果を的確に分析して活用していく必要があります。集計方法や使用するツールを定め、統一しておくことは、安否確認情報の効率的な管理につながります。
被害の程度や必要な対応がひと目でわかるよう、集計した安否情報を可視化することも重要です。地図にしてわかりやすくする、一覧で確認できる表にするなど、どのように可視化するかという方法も定めておきましょう。
安否確認には、電話番号やメールアドレスなどの連絡先を使う必要があるため、個人情報の管理には十分に注意しなければなりません。不正アクセスなどのサイバー攻撃を受ける可能性もあるため、セキュリティ対策も行いましょう。
従業員によっては個人情報を知られたくない人もいるため、社内の人間でも他者には閲覧できないようにするなどの配慮が必要な場合もあります。
専用のシステムを導入することを検討してもよいでしょう。災害時には通信の途絶や規制が行われる場合も多いですが、安否確認システムなら通信障害を前提とした機能強化があるため、連絡の確実性を高められます。
安否確認に特化しているシステムなら、安否確認をスムーズに行えたり、自動送信や自動集計といった機能があったりと、従業員や企業の手間を軽減できます。連絡先などの情報を担当者が個人的に管理する必要もなくなるため、セキュリティ面でも安心です。
安否確認に限らず、災害時に迅速で効率的な対応をするために、企業で災害対策のシステムを導入しておくことは重要です。防災備蓄品の管理なども専用のシステムがあり、導入することで効率的な管理が行えます。自社の災害対策を見直し、効率や利便性を高められそうなシステムがあれば活用してみましょう。
企業が行う安否確認は、災害時の事業継続や安全配慮義務といった面で非常に重要です。緊急事態が発生してから慌てることがないように、日頃から連絡手段や方法を定めて従業員と共有しておきましょう。専用のシステムを導入すれば、より効率的な安否確認が行えます。
また、日頃から災害対策をしておくことは安否確認に限らず重要なことです。避難訓練や防災用品の備蓄などもしっかりと行って緊急事態に備えましょう。
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