家具の商品・図面・写真情報を「PlaPi」で一元化！

課題・解決・効果

家具インテリアの卸事業・EC事業を展開

平成元年に創業した株式会社一生紀は、現代表取締役である増田暁生氏が1994年に、ベトナムの自社工場で家具パーツの製造を開始。日本の家具メーカーの下請けとしてパーツ生産に始まり、完成品家具の製造工場としても操業。オリジナル商品は、マーケティングからデザイン開発、製造までを自社で手掛ける。ベトナムには多くの日本人スタッフが常駐、丁寧で繊細な品質管理が顧客の支持を得てきた。自社ブランド「ISSEIKI & KIDS」を始め、社内外のデザイナーとのコラボレーションで生まれた「D VECTOR PROJECT」、ソファに特化したブランド「MONOVA」などを展開。近年ではEC事業も売上の一端を担っている。

　順調な売上拡大に伴い、人員強化も推進。現在は工場含め、従業員1,000人を超える家具メーカーに成長している。組織体制を整え、部署化が進むなど企業として成長を遂げる中で、次第に情報共有の難しさと、DX化の重要性を実感するようになっていったという。

「種類が多く専門性の高い家具情報を、全社員が平準化した知識として持つのは難しい。情報粒度の差は大きな課題になっていきました」と語るのは、マネージャーを務める藤浪恭平氏だ。

事業拡大に伴い、膨大な商品・図面情報の取得が困難に

家具の商品情報と一口に言っても、商品名・資材・図面・説明書・画像などデータ種類は様々。卸事業・自社製品含め、1万種類以上の製品の管理は容易ではない。企画・設計・物流・営業など部署を跨いで、情報を作成し所持していくのも特徴的だ。サーバー上に共有フォルダを作成、エクセルデータで管理をしていたものの、資料が点在しやすく、情報取得に時間がかかっていたという。

また、エクセルデータだとデータの重複やマスタ管理に課題が残る。情報の修正・変更時に最新情報がどれか分からなかったり、新商品の発売時に社内での情報浸透にばらつきが出たりと、不便も多かった。

「その上、該当商品の開発担当者と、それ以外の社員ではどうしても知識にばらつきが出てきますよね。社員が増えたことで、全ての製品を全員が同じレベルで理解することは難しくなっていました。社員教育の観点からも、商品情報の正確性と一元化は重要な課題になってきていました」と藤浪氏は語る。マニュアル作成ソフト・販売管理ソフトなど社内のクラウド化が進むに連れて、情報共有にもクラウドのツールが活用できないか、考えるようになっていった。

素早い問い合わせ対応がECでの購買意欲を左右

特に藤浪氏が課題に感じていたのは、EC事業におけるカスタマへの問い合わせ対応だ。2020年以降、コロナ禍の影響で在宅時間が増加。在宅ワークなど新しい生活様式に伴い、住まいの家具を見直した消費者も多い。2020年度、国内における家具・インテリア販売市場が過去最高の1.5兆円を記録するなど、家具の需要は拡大し続けている。近年ではEC販売特化の家具ブランドも増加。株式会社一生紀でもEC事業を10年前から展開、3年ほど前から事業が拡大してきていた。
株式会社一生紀のECサイトには1日に約200件、家具の仕様やサイズについて、購入を検討しているカスタマからあらゆる質問が届く。求める情報を瞬時に提示できるかどうかは、購買意欲はもちろん、レビューの星の数など未来の顧客の意思決定にも影響してしまうのだとか。
「購入を検討している状態で問い合わせをくださっているわけですから、回答スピードは重要です。出来れば全ての問い合わせを当日中に返したい。回答が遅いと、別のブランドの家具に決定してしまう可能性も高まります。1万種類以上もの膨大な商品データの中から、1つ1つの商品における的確な情報を回答していくためには、必要な情報が1箇所にまとまっていること、すぐに検索できること、そして誰もが分かりやすい状態になっていることが重要です」(藤浪氏)

あらゆるデータを一元管理!直感的に操作しやすいPlaPiを活用

web検索で情報管理ツールを比較検討していく中、見つけたのがJSOLの製品情報管理クラウドサービスの「PlaPi」だ。「我々が情報管理において求めているイメージに近く、特に図面や説明書などの色々な拡張子を入れ込めるのが好印象でした。他のツールも検討しましたが、初期費用が高いと導入ハードルが高い。その点、PlaPiはやりたいことと費用のバランスが良かったですね。導入時に、無料でデモ版の体験が用意されているのも大きかった。もしいきなり費用がかかっていたら、コスト観点から導入を諦めていたかもしれません」(藤浪氏)
PlaPiは月額1万円から利用可能、カテゴリと商品項目、データを登録すればすぐに使い始められる。
まずは1ヶ月、データ管理チームの数名でデータの入力方法やダウンロードの仕方、容量の大きい画像
がアップロードできるかなどを検証していくことに。「1年使ってダメなら辞めよう」と試用を開始したが、導入してから9か月が経った今では、商品・物流・営業・ネット担当などあらゆる部署での情報管理に活用されている。

「商品ごとに、素材・配送などの項目を設定し、情報を整理しながら入力しています。各分野のエクセルデータを1つずつ確認するよりも、一元化されたPlaPiは圧倒的に見やすい。どんなデータもまとめて入れられるのも楽です。データの追加・修正もPlaPi内で出来るため、正確で早い作業が実現しました。今まではフォルダで製品番号を調べてから情報にアクセスする必要がありましたが、オーク材・テレビボードなどの素材名や、商品コードなどで検索することもできる。検索の手間が省けたことで、検索スピードは本当に早くなりました」(藤浪氏)

社員の商品理解促進・不足情報の把握にも寄与

今までは顧客・カスタマからの問い合わせが来るたびに、該当の製品に詳しい担当者を探すところから始まっていた。担当者がいなければ、別日の対応になることも。電話の場合は調べたのちに折り返し電話をしていた。しかしPlaPi導入後は、検索スピードが圧倒的に向上。「1つの問い合わせに30分以上かかっていたのが、5分程度に短縮できました。社員の工数削減はもちろんですが、お客様をお待たせせずに回答できるのが大きなメリットです」と藤浪氏は強調する。
新たに入社した社員にとっても、多様なデータフォルダを探しながら商品理解を進めるよりも、「PlaPiを見れば分かる」という大きな安心感に繋がっている。属人化した情報ではなく、正しい情報を素早く
誰もが回答できる。それは顧客・カスタマからの信頼獲得に繋がるだけでなく、社員の働きやすさにも寄与していくのだ。更に藤浪氏にとって予想外だったのは、情報を一元化したことで不足情報が浮かび上がるようになったことだ。「項目化して情報を可視化することで、何が不足しているか、間違っているかが見えるようになったのです。PlaPiは情報の強化にも役立っています」(藤浪氏)
今後は社内の商品開発申請や、営業のカタログ替わりとしての活用など構想を練っているそうだ。
「PlaPiを活用すれば、商談をしながら、都度必要な情報をすぐに検索して提示できる。図面などの深い商品情報や、HP ではオープンにできない詳細情報を見せながら提案することもできます。営業活動においても、PlaPi は大きな役割を果たしてくれるのではないかと期待しています」と藤浪氏は熱を込める。
最後に、PlaPiを検討する企業へメッセージをもらった。「PlaPiの一番のメリットは、様々なデータを紐づけられること。商品数が多い会社や、組織拡大に向けて情報共有が課題になる会社におすすめです。
誰が見ても見やすいUIなので、様々な部署で活用できるのではないでしょうか」(藤浪氏)